「なぜ、いつも夜遅くまで残業しなければならないのか？」と思ったことありませんか？
・仕事をサボっているわけではない
・むしろ他の人よりも仕事をこなしている
・早く終われせるよう、日々努力している
なのに、私よりも他の人たちが早く帰っていくのはなぜか？
私の仕事のやり方が悪いのではないか？ と感じ、
さらに早く仕事が終わるように努力を積み重ねていく・・・
この場合、残業は減るどころか、逆に増えていくことになります。
目次
・残業が増える理由
なぜか？
それは「自分で自分の仕事を増やしている」からです。
・綿密なタスクリストを作成し、優先順位を日々メンテナンスする
・優先順位からスケジュールを調整する
・仕事の一部を自動化して同じ作業の時短を図る
本来、真っ先にやるべき重要な仕事があるにも関わらず、しなくても良い「重要＋緊急」のタスクを自ら作り出し優先的に作業している。
1日の仕事時間は約８時間程度です。
メール、会議への参加、電話対応、顧客対応、報告書作り、社内事務的な作業など、実質的な仕事に入る前にしなければならないルーティン作業だけでも３〜４時間もかけている報告もあります。
残りの４時間程度で「本来やるべき仕事」をこなすことになりますが、自ら作った最優先のタスクから着手していくと…残業ばかりになるのも当然です。
付け加えるのではなく、削ることを探す
私もそうですが、何かを効率化しようと考えると、どうしても“付け加える”ことに目を向けがちです。先ほどお話したケースだと、仕事の進め方が悪い→タスクリストを作成し「見える化」する というのはまさに“付け加える”例です。
ですが、「見える化」することが「良い・悪い」ではありません。
全体を「見える化」して一つずつ確実にこなすことができますし、やることが明確になっているので、作業の進みも早くなります。
ただ今回言いたいのは「本来やらなくてもよい作業」も考えて欲しいということです。
効率化は「付け加える」だけではありません。「削る」ことも大切な効率化です。
「付け加える」だけでは抱えきれなくなり、最終的には破綻してしまいます。
そうならないよう、これから１０個の「削る」をご紹介していきます。
「削る」べき７のこと
「削る」作業は、自分自身にもありますし、自分の周りにもたくさんあります。
「そんなことをしている場合ではない」という例をご紹介します。
不要な会議への参加
社内会議で実りのない会議が毎週開かれていませんか？
それも大人数で何時間というケースもあります。
会議に参加すると他のことが全くできなくなります。
そうなる前に不要な会議には出席しないと決めることが重要です。
長文のメール
長いメールは問題や課題が山積みということです。
メールでやりとりしても、先に進む可能性は低いので、電話するか直接会って話をするかを検討したほうが早く終わります。
あなたが、すでに答えをもっているならメールで返しておしまい ということもOKです。
人の仕事を手伝う
仲間が困っているからといって、手伝うことはしてはいけません。
あなた自身も時間を取られてしまいますし、仲間の仕事を奪ってしまい成長できません。
他の人の仕事をする
何度指摘しても、資料の出来栄えが良くならない。これなら私が作成した方が早い といって人の仕事を取り上げたりしていませんか？
「人の仕事を手伝う」同様な理由に加え、任せられた側も「なら頼むな！」となり関係が悪くなってしまいます。
不必要なダブルチェック
さほど、重要でない資料やデータを複数人でチェックすることは、時間の無駄となります。
いきなり１００％を目指すのではなく、７０％〜８０％を目指していくことで時間は短縮されます。
断続的に別の仕事をする
今やっている仕事から、別の仕事に移るときは必ず時間のロスが生まれる。
１つのことから頭を切り替え、別のことに頭と身体を動し仕事を始めるには時間がかかります。
確実にやるべきことに１つずつ集中した方が、早く仕事が終わる。
メールが来ていないか？と常に意識しているのは時間のロスが多いので、メールを返す時間を決めましょう。
完璧な社内資料
求められてもいないのに、完璧な資料を作成していませんか？
パワーポイントを使い、テーマをどうするか、スライドのアニメーションはどうするか？
などなど、本来やることから離れたところで時間をかけるというケースが目立ちます。
社内向けの資料なので、見た目よりも内容重視です。
上司向けなら、課題・問題、根拠、対策、予測 をきちんと押さえた資料になっていればよいと考えます。
最後に
私も以前までは、冒頭でお話したような仕事の仕方をしていました。
たくさんこなすには 仕事のスピードを速くすれば良い と考え、仕事に向き合ってきましたが、１人がどれだけがんばっても限界はありますし、仕事上のミスも目立つようになりました。それを残業でリカバリーする日々が続き、このままでは体を壊してしまうと考えるようになりました。
効率化を進めていくことは当然必要です。ですが「削る」ものはないか？ということも同時に考えてください。
やるべき仕事に集中し、残業の日々から抜け出しましょう！
